Выписка из домовой книги

Фото: Freepik

Существуют ситуации, в которых необходимо знать, кто и когда проживал в жилом помещении. Например, при покупке квартиры от собственника или поиске родственника. В этом может помочь домовая книга. Рассказываем, где получить выписку из домовой книги, когда она может потребоваться и с помощью каких документов ее удастся заменить, учитывая, что домовые книги были отменены в 2018 году.

Домовая книга: что это такое и почему её отменили?

Фото: Freepik

Когда-то домовая книга являлась важнейшим документом – в ней указывалось, кто прописан в многоквартирном или частном доме на данный момент, кто был выписан и когда. Это был простой журнал, заполненный вручную. Если собственник желал предоставить кому-то прописку или, наоборот, выписать из жилья, он приносил книгу в паспортно-визовый центр. То есть одновременно происходила выписка из дома и из домовой книги.

С 2018 года было принято решение, что владельцы недвижимости не должны заниматься регистрацией, поскольку это обязанность государства, а использование домовых книг прекратилось.

Что представляет собой выписка из домовой книги?

Задавая вопрос о том, где взять выписку из домовой книги, многие ищут документ, который содержит сведения о нынешних жильцах – с помощью такой выписки можно выяснить, сколько человек имеют прописку по указанному адресу, а также узнать даты их регистрации. Однако настоящая справка из домовой книги – это документ, который не ведут уже более пяти лет, то есть он содержит устаревшую информацию. В этой выписке указываются сведения, которые запрашивает заказчик. Это может быть как подробная информация обо всех жильцах, указанных в книге, так и данные об отдельном человеке, когда-то здесь прописанном.

Виды

Теоретически выписка из домовой книги существует в двух видах: текущая и архивная. На практике получить можно только архивную.

• Текущая выписка означает, что в ней содержатся актуальные данные о нынешних жильцах и собственниках жилья. Раньше ТСЖ и управляющие компании (УК) вели работу с домовыми книгами и поквартирными карточками, поэтому добиться нужных сведений можно было прямо у них. В настоящее время документы не заполняются, поэтому получение такой выписки именно из домовой книги невозможно.

• Расширенную или, другими словами, архивную выписку из домовой книги по-прежнему можно получить. В ней указывается, какие жильцы были зарегистрированы в доме с момента его постройки и до 2018 года.

Срок, в течение которого выписка действительна

Поскольку документ является архивным, а заказать выписку из домовой книги с информацией после 2018 года невозможно, законодательство не устанавливает срок его действия. Это связано с тем, что новые данные не вносятся, то есть информация не может быть обновлена.

Способы получения выписки, если отсутствует домовая книга

Говоря о том, где заказать выписку из домовой книги, если сама книга утеряна, важно учитывать, в каком регионе эта выписка запрашивается. Иногда данные можно запросить в МФЦ, администрации, архиве. Подробнее о существующих способах мы рассказываем далее в статье.

Кто может получить архивную выписку?

Фото: Racool_studio, Freepik

Перед тем, как получить выписку из домовой книги, стоит убедиться, что Вы имеете право делать запрос. Выдать данные могут в двух случаях:

• если запрашивается информация о человеке – заказчик справки состоит в родстве с тем, на кого составляет заявку, и может предоставить доказательства;

• если требуется узнать архивные данные о жилом помещении – заказчиком выписки выступает собственник жилья или лицо, прописанное в квартире. 

Пакет необходимых документов

Вне зависимости от цели обращения, потребуется составить заявление-запрос в свободной форме. Для того, чтобы получить информацию о родственнике, можно предоставить один из следующих документов:

• свидетельство о рождении,

• паспорт,

• свидетельство, подтверждающее право на наследство.

Кроме того, можно получить письменное согласие человека, чьи данные запрашиваются.

В том случае, если собственник запрашивает данные о жилье, необходимы:

• паспорт;

• документ, подтверждающий право собственности – договор купли-продажи, договор дарения, выписка из ЕГРН;

• доверенность, заверенная нотариусом, если вместо собственника информацию получает другое лицо.

В каких случаях может потребоваться выписка из домовой книги?

Кому и для чего она нужна

Перед тем, как говорить о ситуациях, когда может потребоваться данная справка, обозначим, что многие граждане называют выпиской из домовой книги документ с актуальной информацией о регистрации в квартире или доме.

Помните, что в настоящее время данная выписка может быть исключительно архивной, поэтому ее назначение отличается от справки, описывающей текущих жильцов. Мы же представим разницу использования одного документа от другого.

Если речь идет о текущей выписке, она может потребоваться:

• покупателям недвижимости перед заключением сделки купли-продажи вторичного жилья, чтобы убедиться, что бывшие собственники были своевременно выписаны и нет претендентов на недвижимость. Проще всего получить информацию, попросив продавца самостоятельно оформить выписку или получив от него доверенность;

• при проведении любых других сделок с недвижимостью: для приватизации, получения жилья в наследство или в дар;

• при утере паспорта, чтобы внести в новый документ сведения о регистрации;

• родителям, которые отдают детей в детский сад или школу;

• гражданам, имеющим право на пособия;

• людям, желающим усыновить/удочерить ребенка;

• военнообязанным гражданам, которые встают на воинский учет.

Если же мы рассматриваем настоящие выписки из домовой книги, то есть те, что содержат исключительно архивную информацию, область их применения меняется. Их заказывают в следующих целях:

• подтвердить национальность родственников, что позволяет получить гражданство в некоторых зарубежных странах в рамках программы воссоединения с Родиной;

• использовать в суде в качестве доказательства степени родства или прав на недвижимость;

• получить российское гражданство, если человек прибыл из-за границы, но раньше проживал в России;

• найти родственников;

• доказать свои права на наследство.

Есть ли у государства право просить выписку

Государственные органы не вправе просить архивную выписку, поскольку этот документ не описан в нормативных актах Российской Федерации. Однако граждане, сумевшие получить этот документ, могут предоставить его по собственному желанию.

Как поступить, если потребовали выписку

В том случае, если чиновник требует выписку, сразу уточните у него, каким образом ее можно получить в Вашем регионе. Чаще всего оказывается, что он имел в виду справку с текущей информацией, но, если выяснится, что необходима именно архивная, чиновник должен объяснить, в какой организации их выдают.

Где можно получить выписку?

Выдачей архивных выписок занимаются следующие учреждения:

• Многофункциональный центр (МФЦ). Сотрудники МФЦ выясняют, в каком месте хранятся домовые книги, и отправляют запрос, чтобы те оформили выписку.

• ТСЖ и УК. В редких случаях эти организации хранят оригиналы книг и поквартирных карточек, но чаще всего они могут подсказать, куда стоит обратиться за справкой.

• Архив. Сюда помещают домовые книги, которым очень много лет.

• Собственники. В данном случае речь идет о владельцах частных домов, поскольку домовые книги хранились прямо у них, а не в отдельной организации. Многие из них тщательно хранят любые документы.

• Муниципальные органы. Иногда требуется обратиться в государственный орган, который отвечает за выдачу архивных сведений. Чаще всего требуется лично посетить учреждение, но в некоторых субъектах существуют электронные порталы, позволяющие оформить нужную справку. На данный момент это единственный способ, как получить выписку из домовой книги онлайн.

Способы и особенности оформления выписки

Ранее мы отмечали, что в каждом регионе свои особенности получения архивной выписки. В некоторых субъектах домовые книги отдают на хранение жилищным организациям, в других они сданы в архивы. Вне зависимости от этого, необходимо выяснить, какая организация несет ответственность за предоставление таких данных. Для этого проще всего обратиться в орган муниципального управления.

Если Вам не удалось выяснить, где можно получить выписку, но она крайне необходимо, советуем отправить запрос в каждую из названных ранее организаций. Чаще всего люди решают получить выписку из домовой книги через Госуслуги, МФЦ или архив. Описываем подробно каждый из способов.

Госуслуги

К сожалению, в 2023 году отсутствует возможность заказать выписку из домовой книги через Госуслуги.

МФЦ

Фото: Денис Носов, Flickr

В каждом субъекте уникальные особенности получения выписки из домовой книги в МФЦ, поэтому следует узнать о них в региональном отделении. Так в Хакасии или Туве владелец частного дома может бесплатно получить справку, но только в том случае, если принесет оригинал книги. Если же Вы являетесь жителем Коломны, то на официальном сайте можно посмотреть, в каких районных управлениях выдаются выписки.

Отметим, что оформление выписки из домовой книги через Госуслуги не ведётся, несмотря на всеобщее заблуждение. По этой причине получение справки через МФЦ является наиболее востребованным.

Архив

Чтобы получить сведения из архива, требуется предоставить несколько документов:

• Заявление, написанное в свободной форме. В нем указывается точный адрес, по которому требуется выполнить запрос, а также причина обращения – информация о помещении или о родственнике.

• Паспорт.

• Документы, подтверждающие права заявителя на данную информацию – право собственности или родство.

Срок оформления

Законодательство не регламентирует срок, в течение которого выписка должна быть подготовлена. Зачастую организация, исполняющая запрос, устанавливает его на общем основании – в течение одного месяца.

Стоимость оформления

Согласно информации, представленной на портале Госуслуг, выписка из домовой книги предоставляется бесплатно.

Почему могут отказать в оформлении выписки?

Причин для отказа в оформлении выписки может быть несколько: 

• отсутствует оригинал домовой книги;

• заявитель не приложил необходимые документы;

• заявитель предоставил заведомо ложную информацию.

Если в последних двух случаях вина лежит на гражданине, то в первом приходится выяснять, чем заменить выписку из домовой книги.

Документы, которые служат альтернативой выписке

Как и в случае получения выписки, каждый регион самостоятельно определяет, какие документы могут заменить справку. Они имеют отличные друг от друга названия, но единое назначение – подтверждать, какое количество человек имеют регистрацию в квартире или частном доме. Их общее название – документы жилищного учета. Выдачей могут заниматься сотрудники МФЦ, администрации района, УК и другие учреждения.

Узнать, кто именно выполняет эту работу в Вашем населенном пункте, обратитесь в МФЦ, а если его у Вас нет, то в администрацию. Однако существует более простой способ – уточните, какую справку нужно подготовить, и какая организация этим занимается, там, где Вас попросили подготовить этот документ.

Отметим, что в столице это единый жилищный документ, а в Санкт-Петербурге справка по формам №7 или №9. Кроме того, получить необходимую информацию о людях, прописанных в помещении, можно с помощью следующих документов:

• карточка об учёте владельца жилой недвижимости;

• ордер на имущественный объект;

• справка о составе семьи;

• справка об оплате коммунальных услуг;

• справка, доказывающая отсутствие долгов за квартиру и коммунальные услуги и т.д.